Projeto
Conceito
Podemos afirmar que um projeto está relacionado ao conjunto de atividades temporárias e inter-relacionadas cujo objetivo é produzir um único resultado ou cumprir uma meta, obedecendo a critérios específicos e respeitando um período finito de tempo. Vale ressaltar que sua criação é finita, porém seu resultado, não.
Atenção
Atividades de rotina ou temporárias não podem ser consideradas projetos, pois elas estão relacionadas a determinada criação exclusiva, ou seja, uma atividade única.
A elaboração do projeto deverá ser progressiva, desenvolvendo-se em etapas contínuas que se sucedem por incrementos. Isso significa que, mesmo definido inicialmente, um projeto pode, à medida que progride, ter as suas etapas futuras revisadas e a adição de outras ações a seu escopo e aos próprios pressupostos subjacentes.
Há várias definições para a expressão projeto. No entanto, independentemente da fonte literária, deve-se perceber algumas características que auxiliam essa definição ou conceituação. Apresentaremos a seguir algumas delas.
Um projeto:
Os objetivos servirão para nortear as ações e os trabalhos que deverão ser desenvolvidos, justificando a sua existência. O gerenciamento de projetos ou a administração deles é uma atividade que exige conhecimento, técnicas e habilidades para a condução da equipe até os resultados desejados, respeitando-se os aspectos legais e morais.
Deve possuir datas de início e término definidas. Esta característica já o diferencia das atividades de rotina. É comum, quando um gestor não está devidamente preparado, o esquecimento ou a banalização dos objetivos iniciais. Isso muda totalmente o rumo e o sentido da sua existência, não sendo possível determinar uma data de encerramento.
Cada projeto é personalizado, inédito ou – podemos dizer – diferente. Por mais semelhantes que dois projetos sejam, tudo muda com o passar do tempo: os gestores, suas formações e experiências; as equipes (pelas mesmas razões); e as próprias técnicas, métodos e tecnologias. Essas mudanças – ou a ausência de uma receita pronta - fazem com que o gerenciamento de projeto seja ainda mais desafiador.
Nas fases de construção do projeto, uma definição de recursos bem elaborada é fundamental. Lembrem-se de que seus patrocinadores irão aprovar os recursos necessários após as devidas justificativas. O acréscimo de novos recursos exigirá do gestor habilidades para essas justificativas.
Sabe-se que as incertezas são maiores no início do ciclo de um projeto, diminuindo nas fases seguintes. O sonho de todo gestor é que, em seu projeto, não haja limitação dos recursos; no entanto, isso é algo utópico.
A necessidade de competências técnicas e, principalmente, de competências comportamentais, necessárias tanto para o gestor quanto para a sua equipe, serão determinantes para o sucesso do projeto.
A gerência deles seria simples se cada gestor pudesse fazê-lo sem a interferência ou o correlacionamento com outros projetos. Lembremos que as empresas funcionam como as engrenagens de um relógio: elas possuem interdependência. Isso, portanto, exigirá do gestor habilidades para se comunicar e negociar com outros gestores a fim de que seus objetivos sejam atingidos. Muitas decisões exigem uma visão sistêmica da organização que garanta a coexistência harmônica e organizada entre os diversos projetos da empresa.
Tendo como base as definições apresentadas, podemos determinar que tipos de empreendimentos são realmente projetos.s
Exemplo
Desenvolvimento de produto ou serviço, construção de um estabelecimento, elaboração de um procedimento e criação de um treinamento.
Origem
Não seria nenhum absurdo dizer que seu surgimento está relacionado com o aparecimento do Homo sapiens. Vários registros históricos apontam que as primeiras civilizações, de acordo com suas necessidades, desenvolviam projetos complexos que exigiam planejamento e coordenação por parte do seu gestor.
Esses problemas, hoje em dia, também são enfrentados na gestão das organizações.
Exemplo
Até hoje a construção das pirâmides é questionada, entre outras obras que se destacam, como a construção da Basílica de São Pedro, em Roma. Neste projeto, Michelangelo enfrentou todos os tipos de tormentos de um gestor de projeto dos dias atuais: especificações incompletas, mão de obra pouco qualificada, verbas insuficientes e um cliente muito influente.
Há vários motivos para a origem de um projeto:
- Evolução tecnológica;
- Exigência legal;
- Solicitação de um cliente;
- Demanda do mercado.
Um projeto nasce de uma necessidade ou do surgimento de novas ideias.
É fundamental organizá-las de forma metodológica para se obter um escopo mínimo, considerando as estimativas de prazos e os custos para transformá-las em realidade. Com uma visão inicial do projeto, será possível, a partir daí, iniciar um procedimento sistematizado de classificação, avaliação, priorização e seleção: trata-se do objetivo principal de sua fase de concepção.
Aplicação
O ciclo de vida de um projeto normalmente é definido pelas seguintes etapas:
Concepção, planejamento, execução e encerramento (estudaremos estas fases detalhadamente nas próximas aulas);
Processos de gerenciamento de projetos (até agora, analisamos apenas os conceitos introdutórios para a gestão de projetos).
Mas você saberia definir o que é um gerenciamento de projetos?
Gerenciá-los significa aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades dele para atingir os seus objetivos. Afinal, eles não são executados exatamente conforme o seu planejamento: diferentes tipos de mudanças e situações ocorrem durante o seu processo1 – e é justamente neste momento que a presença do gestor de projetos se faz necessária. Um gestor deverá saber como:
- Planejar um projeto;
- Gerenciar riscos;
- Estabelecer a comunicação;
- Atuar como facilitador nas reuniões;
- Lidar com uma enorme diversidade de interesses diferentes e conflitantes.
Ser um gerente de projetos é uma atividade extremamente complexa. Com todas as atribuições inerentes à atividade, erros fatalmente podem ocorrer. Apresentaremos a seguir as principais causas de insucesso dos projetos:
- Má definição do objetivo por parte do cliente;
- Definição de requisitos instável;
- Realizar mudanças sem o efetivo controle;
- Previsões imprecisas de recursos e/ou tempo;
- Recursos impróprios ou insuficientes;
- Ausência de apoio da alta administração;
- Falha ou falta de planejamento;
- Objetivos e metas mal definidos;
- Pressão por cumprimento de prazos;
- Não gerenciar os riscos;
- Gestor ausente;
- Inexperiência em projetos;
- Equipe desqualificada;
- Frequentes mudanças de escopo.
Dica
A atividade de gerenciamento de projetos deve ser executada de forma responsável, evitando os erros relacionados anteriormente que, se não forem sanados ou evitados, se transformarão em retrabalho, clientes insatisfeitos e, consequentemente, não cumprimento do objetivo definido.
Na figura a seguir, você pode observar que, em várias etapas, o modelo ortodoxo de processo será aplicado:
Áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos
Escopo
Segundo o dicionário Aurélio, esta palavra significa um “objetivo que se pretende atingir. Limite ou abrangência de uma operação”. (DICIONÁRIO DO AURÉLIO, 2019)
O gerenciamento de escopo descreve os seguintes processos:
- Planejar este gerenciamento;
- Coletar os requisitos;
- Detalhar o escopo;
- Elaborar a estrutura analítica;
- Validar o escopo e monitorá-lo.
Estas são as etapas necessárias para assegurar que todas as entregas, os requisitos e os objetivos de um projeto sejam plenamente atendidos por meio da organização das atividades necessárias e que a sua realização esteja em consonância com os objetivos propostos.
Leitura
Vejamos, no texto a seguir, de forma mais profunda, os outros elementos essenciais ao gerenciamento de projetos, tais quais: tempo, custos, qualidade, recursos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e integração.
Atividade
1 - O que significa gerenciar projetos?
2 - Podemos dizer que projetos possuem as seguintes características específicas:
I – Possuem objetivos que justificam sua existência.
II – São infinitos e têm o objetivo de maximizar as ações.
III – Não possuem restrição de recursos.
IV – Não são realizados por pessoas.
Analisando as afirmações acima, podemos dizer que:
3 - São exemplos de projetos, exceto a alternativa?
4 - Conforme levantamentos estatísticos realizados, estes fatores podem contribuir para o fracasso de um projeto:
I – Inexistência de ferramentas de controle.
II – Realizar estimativas imprecisas sobre recursos e tempo.
III – Dedicar pouco tempo à fase de planejamento.
IV – Não avaliar os riscos ou simplesmente ignorá-los.
V – Indefinição de responsabilidades.
Analisando as afirmações acima, podemos dizer que:
5 - Quais são as áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos?
6 - No gerenciamento do tempo, devemos realizar as seguintes atividades, exceto: